Description de la tache:

Une résidence pour personnes âgées située sur l'Île de Montréal est cherche à combler immédiatement le poste d'Agent.e administratif.ve. Le titulaire du poste sera responsable d'accueillir les usagers et les visiteurs et leur donner des renseignements d'ordre général; il recevra et transmettra les messages et les appels téléphoniques. Il pourra exécuter un travail de bureau concernant son occupation, prendre connaissance et appliquer les politiques et procédures, ainsi que les directives qui lui seront transmises par sa supérieure immédiate.

PRINCIPALES FONCTIONS

• - Prendre connaissance des courriels.
• - Recevoir les appels téléphoniques et les faire les transferts aux personnels concernés tout en respectant la confidentialité.
• - Accueillir et orienter les clients et les visiteurs. S’ils doivent attendre, les inviter à s’asseoir à l’entrée principale. Surveiller les entrées et les sorties des visiteurs, si l’un d’eux semble suspect, en informer l’agent de sécurité.
• - Inviter les visiteurs à se laver les mains à leur entrée et à leur sortie.
• - S’assurer que les visiteurs s’inscrivent à leur entrée et à leur sortie et ce, en tout temps.
• - Connaître et appliquer la procédure du plan d’opération relatif au système d’alarme incendie.
• - Plastifier et découper les photos d’identification et les noms des résidents au besoin.
• - Faire et enregistrer les appels interurbains.
• - Plastifier les documents reçus des directions et services de l’établissement et compiler les demandes.
• - Timbrer le courrier remis par les directions et services de l’établissement et compiler les demandes.
• - Remettre les formules de demande d'emploi et accuser réception des curriculum vitae à remettre aux ressources humaines.
• - Assurer la réception et l’acheminement des lettres et des colis aux différents services et transmettre les accusés de réception aux directions et services concernés. 
• - Enregistrer les objets trouvés ou perdus sur le formulaire à cet effet et  remettre les objets de valeur à sa supérieure immédiate.
• - Remplir les formules de réquisition pour toutes les demandes de réparation et d'entretien ménager.
• - Classer dans l’enveloppe du courrier des résidents les reçus du mois et le courrier quotidien.
• - Contacter les familles lorsqu’il y a accumulation de courrier dans les enveloppes selon la répartition prévue, incluant les décès et départs.
• - Inscrire dans les cahiers appropriés :
• Les entrées et sorties de plus d’une journée d’absence des locataires.
• Les prêts et retours des clefs.
• - Mettre à jour la liste de présence des résidents et conserver les 6 dernières listes dans l’enveloppe transparente sur l’enveloppe de courrier.
• - Placer les appels de service pour les ascenseurs.
• - Appeler un taxi sur demande et appliquer les procédures pré-établies, s'il y a lieu.
• - S’assurer de l’enregistrement du personnel des agences dans le cahier approprié, vérifier l’identité du personnel de l’agence, carte d’identité et permis de pratique et remettre une carte d’identité selon le titre d’emploi. Attribuer un numéro de vestiaire.
• - Insérer les chèques dans les enveloppes et les poster, à la demande du service de la comptabilité.
• - Transcrire sur traitement de texte des lettres, des rapports, des tableaux et autres documents.
• - Transmettre toutes informations pertinentes au quart de travail suivant.
• - Accomplir toute autre fonction connexe à la demande de sa supérieure immédiate.

D'autres fonctions particulières sont à prévoir selon le quart de travail (jour et soir). 

QUALIFICATIONS

• - Détenir un diplôme d’études secondaires.
• - Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat (un atout).
• - Être habile avec la suite Office.
• - Bonne connaissance du français parlé et écrit. 
• - Expérience minimum de 1 an en secrétariat.